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17 gennaio 2017

Il socio può ispezionare la contabilità della società?

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Come per le fondamenta di una casa anche nelle società bisogna scavare a fondo…

Mi sono arrivate due richieste riguardanti il medesimo problema, molto comune.

I  mittenti sono dei soci di minoranza di due diverse società, operanti in settori molto diversi e in zone molto lontane del territorio italiano.

In entrambi i casi chi mi ha scritto teme che gli amministratori della società, scelti dal socio di maggioranza, stiano operando scorrettamente.In un caso il dubbio è che gli amministratori stornino le occasioni di affari della società (appalti di lavori) ad altra società, da loro interamente controllata.

Nell’altro caso il sospetto è che gli amministratori non “badino a spese” quando si tratta di affidare incarichi a professionisti a loro vicini (o addirittura loro parenti) o di ordinare merce da società “amiche”.

Chi mi ha scritto è convinto che i bilanci non diano un’informazione sufficiente sulla conduzione amministrativa della società e vuole un chiarimento sulla possibilità di controllare in maniera approfondita la contabilità e la corrispondenza sociale.

I casi, come ho detto, sono analoghi.

L’aspirazione dei due soci è in entrambi i casi ben giustificata e comprensibile: solo attraverso un controllo esaustivo delle scritture contabili e di tutta la documentazione amministrativa (compresi la corrispondenza con clienti e fornitori, i messaggi di posta elettronica e ogni altra comunicazione) è possibile accertare se effettivamente gli amministratori stiano giocando – per conto proprio – una partita diversa da quella società.

Tra le due situazioni c’è, però, una differenza fondamentale.

Una società è in forma di s.r.l., l’altra è una società per azioni.

Da questa differenza deriva che solo in caso il socio può effettuare l’ispezione della documentazione sociale.

La legge prevede, infatti, il diritto di ispezione dei soci non amministratori solo nelle società di persone e nelle s.r.l. (art. 2476 cod. civ.) e lo esclude, invece, nelle S.p.A.

Il socio della S.p.A. non ha – pertanto – diritto di ispezione e può solo sollecitare l’intervento del Collegio Sindacale (articolo 2408 cod. civ.) o – solo in determinati casi – quello di un ispettore nominato dal Tribunale (articolo 2409 cod. civ.): si tratta di interventi certamente utili e spesso efficaci, ma caratterizzati dal fatto di non essere “governati” direttamente dal socio interessato.

Il socio di s.r.l. (e di società di persone) può invece esercitare il controllo della documentazione sociale, in modo da acquisire le informazioni a lui necessarie per ogni possibile ragione, ossia sia per controllare l’operato degli amministratori, sia per altri motivi, come il controllo della redditività dell’investimento, la valutazione della propria partecipazione ai fini della cessione, la decisione circa il voto da esprimere in assemblea o circa l’esercizio del diritto di recesso o di altri diritti sociali (si ritiene che il diritto di controllo non sia esercitabile da parte del socio già receduto dalla società).

Veniamo quindi al diritto di ispezione del socio della s.r.l., per chiarirne meglio il contenuto, i limiti e le modalità di esercizio.

La prima questione da affrontare è quella del tempo: quando può essere svolta un’ispezione?

In proposito non esistono limiti.

L’ispezione può essere esercitata in qualsiasi momento e pertanto senza che la sua effettuazione sia collegata a momenti particolari della vita amministrativa, come la formazione dei bilanci, le operazioni straordinarie o le dichiarazioni tributarie.

Il socio, peraltro, non deve neppure indicare, al momento della richiesta di svolgimento del controllo, la specifica ragione per la quale intende verificare la documentazione sociale.

È chiaro, però, che il diritto di ispezione deve essere esercitato nel rispetto del principio di buona fede: le verifiche non devono quindi essere talmente frequenti da paralizzare la società o comunque intralciare in modo significativo la sua attività. L’ispezione è un diritto, ma non se ne può abusare.

Il secondo problema è quello dell’oggetto dell’ispezione, ossia del “cosa” può essere ispezionato.

Il tema è di grande importanza pratica, perché di solito gli amministratori “vittime” della richiesta di ispezione tendono a ostacolare il controllo sul loro operato, cercando di esibire solo parte della documentazione.

Anche a questo proposito non esistono limiti: non esiste documentazione che non sia consultabile e verificabile, nel rispetto dell’ovvia esigenza di riservatezza della società, tema di cui parlerò dopo.

Altro punto è quello delle modalità dell’ispezione.

La legge consente al socio sia di procedere direttamente sia di verificare la documentazione sociale per il tramite di un professionista di sua fiducia, da individuare, ovviamente, in persona effettivamente competente che non si trovi in posizione di conflitto di interessi con nessuna delle parti (ricordo il caso di un socio di minoranza che aveva incaricato dell’ispezione il commercialista della società, creando una situazione di grave imbarazzo…).

Il codice non precisa, però, se nel corso dell’ispezione sia possibile o meno fare una copia dei documenti sociali.

Di solito gli amministratori tentano in tutti i modi di ostacolare la copia, ben sapendo che senza documenti scritti è difficile, se non impossibile, agire nei loro confronti in giudizio o comunque ostacolare comportamenti irregolari.

Su questo tema ci sono state molte liti nei Tribunali italiani, con decisioni contrastanti (in alcuni casi i Tribunali hanno affermato che il socio non ha diritto di fare copia dei documenti).

Ormai, però, è dominante l’opinione per cui al diritto di ispezione è naturalmente correlata la facoltà di effettuare la copia della documentazione sociale.

È quindi necessario che il socio, nello svolgere l’ispezione, non solo insista per avere la copia della contabilità e degli altri scritti consultati ma si premuri anche di dare data certa alle copie acquisite (per esempio riproducendole in un atto notarile o apponendo una “marca temporale” alla riproduzione informatica dei documenti), in modo tale da prevenire eventuali alterazioni, possibili quando la gestione sociale sia particolarmente “disinvolta”.

Una questione ulteriore è quella dei limiti del diritto di ispezione.

Tale questione sorge dalla circostanza che la società può avere interesse a che le informazioni ottenute dal socio attraverso l’ispezione non siano divulgate o non siano, comunque, utilizzate contro la società medesima.

Questo interesse può, per esempio, presentarsi quando la società sia titolare di un know how che deve rimanere riservato o quando si intenda evitare che il socio faccia uso scorretto delle informazioni ottenute (per esempio l’elenco dei clienti o la tabella dei prezzi) per fare concorrenza alla società medesima.

La soluzione al problema è stata data da un recente provvedimento del Tribunale di Milano (ordinanza del 29 settembre 2015), che ha affermato un principio sicuramente condivisibile.

Secondo questo provvedimento le informazioni ottenute dal socio attraverso l’ispezione possono essere utilizzate solo nel contesto della società per la tutela di interessi del socio medesimo relativi alla società.

 

Il socio, quindi, non può utilizzare le informazioni ottenute (e quindi anche le copie effettuate) per finalità diverse dalle esigenze societarie e non può, in particolare, produrre copia dei documenti ottenuti in giudizi ai quali partecipino soggetti diversi dalla società.

In concreto, quindi, è necessario che in presenza di informazioni riservate la società e il socio che aspira all’esercizio dell’ispezione sottoscrivano idoneo patto di confidenzialità, a tutela reciproca (un cenno a simile patto si trova anche nell’ordinanza del Tribunale di Milano su citata).

L’ultimo problema da affrontare è quello della tutela del diritto di ispezione.

Tale diritto, infatti, sarebbe illusorio se la società potesse paralizzarlo rinviando all’infinito gli accessi del socio alla contabilità e alla corrispondenza sociale, contando sull’effetto dissuasivo dei tempi del processo civile.

In proposito, per fortuna, esiste un orientamento costante dei Tribunali molto favorevole all’esercizio della facoltà di ispezione.

Secondo questo orientamento il socio può sempre ottenere dal Giudice un provvedimento urgente che imponga alla società (ai sensi dell’articolo 700 del codice di procedura civile) di consentire in via immediata l’esercizio del diritto di ispezione.

Questo significa che, salvo casi particolari, il socio può ottenere un ordine giudiziale nei confronti della società in un tempo relativamente breve (poche settimane o pochi mesi, a seconda del carico di lavoro del Tribunale di riferimento).

Concludendo sul diritto di ispezione credo sia necessario sottolineare che questo strumento di tutela del socio è tanto più efficace quanto più il suo esercizio sia mirato a raccogliere notizie effettivamente utili per lo specifico bisogno di tutela del socio.

Nella pratica si assiste spesso a verifiche relative a dati del tutto formali (come la formazione e la regolare sottoscrizione dei verbali di assemblea o l’esistenza di permessi o licenze amministrative) e si trascurano questioni veramente importanti, forse per mancanza di effettiva convinzione nell’esercizio del diritto o per difetto di attività preparatoria.

É, quindi, necessario che l’ispezione sia svolta con la massima attenzione all’effettivo scopo perseguito con la stessa.

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