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Il collegio sindacale nelle società per azioni.

internalaudit2Le società per azioni sono caratterizzate da un sistema di controlli interni, incentrato, nel modello tradizionale, sul collegio sindacale.

L’attuale fisionomia del collegio sindacale è il risultato di una complessa evoluzione storica.

Nella fase più risalente il controllo era incentrato sull’autorizzazione amministrativa alla costituzione di società anonime e su controlli di regolarità gestionale affidati a pubblici uffici.

Già a partire dal codice di commercio del 1882 il controllo è stato affidato a uno strumento privatistico consistente in un organismo interno alla società, ossia il collegio sindacale.

Oggi per le società di maggiori dimensioni e in particolare per le quotate il sistema prevede uffici di controllo interno che affianchino il collegio sindacale e controlli esterni affidati ad Autorità di Vigilanza.

Nel sistema tradizionale l’organo di controllo interno delle società per azioni è il Collegio Sindacale (cfr.artt.2397ss. cod. civ.), organo che, in linea teorica, può anche essere composto da soci.

Si tratta di un organo collegiale caratterizzato da particolari requisiti di professionalità e indipendenza e composto di tre o cinque membri effettivi, soci o non soci. Devono inoltre essere nominati due sindaci supplenti.

REQUISITI DI PROFESSIONALITÀ

Sono indicati dall’articolo 2397 c.c. e dai decreti ministeriali 29 dicembre 2004 n.320 (per le non quotate) e 162/2000 (per le quotate).

Nelle società non quotate almeno un membro effettivo e un supplente devono essere scelti tra i revisori legali iscritti nell’apposito registro. I restanti membri, se non iscritti in tale registro, devono essere scelti fra gli iscritti negli albi professionali individuati con decreto del Ministro della giustizia, o fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche.

Nelle quotate sono previsti requisiti di professionalità più stringenti giusta le previsioni del regolamento ministeriale 162/2000.

Sia nelle quotate sia nelle non quotate, lo statuto può prevedere requisiti ulteriori di professionalità.

Una delibera di nomina di sindaci privi dei necessari requisiti di professionalità deve considerarsi nulla per impossibilità dell’oggetto.

Il Presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea.

REQUISITI DI INDIPENDENZA.

Il codice civile (e il TUF per le quotate) contengono disposizioni volte ad assicurare l’effettiva indipendenza del Collegio Sindacale dalla società e dai soci di maggioranza, ispirate al principio per cui il controllo interno può essere utile ed efficiente solo in tanto in quanto i soggetti incaricati non subiscano alcun condizionamento

Non possono essere eletti alla carica di sindaco e, se eletti, decadono dall’ufficio:

a) coloro che si trovano nelle condizioni previste dall’articolo 2382 c.c.;

b) il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;

c) coloro che sono legati alla società o alle società da questa controllate o alle società che la controllano o a quelle sottoposte a comune controllo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza

Ha particolare rilevanza il riferimento a “altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza”, regola di chiusura del sistema che consente di individuare casi di incompatibilità non esplicitamente previsti dalla legge ma comunque rilevanti (come l’incompatibilità derivante da rapporti di associazione professionale dei sindaci).

Nelle quotate è prevista l’elezione, con voto di lista, di un membro effettivo del collegio sindacale da parte dei soci di minoranza che non siano collegati, neppure indirettamente, con i soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti. Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea tra i sindaci eletti dalla minoranza.

Lo statuto può prevedere altre cause di ineleggibilità o decadenza, nonché cause di incompatibilità e limiti e criteri per il cumulo degli incarichi.

La normativa sull’indipendenza dei sindaci devono essere applicate in generale in senso estensivo, in modo tale da evitare qualsiasi situazione critica. In questa prospettiva anche incarichi non continuativi possono, se rilevanti, essere motivo di incompatibilità, mentre occorre attentamente valutare anche il caso in cui il sindaco si trovi formalmente in condizione di indipendenza dalla società e dai suoi amministratori ma sia in realtà legato da rapporto di dipendenza a un azionista di controllo o a un amministratore “di fatto”.

Per l’articolo 2399 cod. civ. la cancellazione o la sospensione dal registro dei revisori legali e delle società di revisione legale e la perdita dei requisiti di indipendenza sono causa di decadenza dall’ufficio di sindaco.

I sindaci sono nominati per la prima volta nell’atto costitutivo e successivamente dall’assemblea, salvo il disposto degli articoli 2351, 2449 e 2450 c.c. in tema di designazione dei sindaci da parte dei titolari di strumenti

Essi restano in carica per tre esercizi, e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica, salva rielezione. La cessazione dei sindaci per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito.

A garanzia dell’indipendenza e dell’efficacia del loro operato, i sindaci possono essere revocati solo per giusta causa (inadempimento del dovere di controllo, violazione del segreto o situazioni particolari come l’accettazione di un numero eccessivo di incarichi).

La deliberazione di revoca deve essere approvata con decreto dal tribunale, sentito l’interessato.

Si ritiene, peraltro, che la revoca sia immediata in caso di trasformazione della società in tipo che non preveda la presenza dell’organo di controllo, mentre la clausola simul stabunt simul cadent pare incompatibile con la disciplina della revoca prevista dal codice civile.

La legge non regola esplicitamente il caso della rinuncia del sindaco non sostituibile da supplente ed è quindi discusso se la stessa abbia o no effetto immediato.

Secondo un certo orientamento l’effetto sarebbe immediato, dato che il carattere “discontinuo” dell’incarico sindacale, che consentirebbe una temporanea vacanza dell’organo  (in questo senso una recente decisione del Tribunale di Milano).

Secondo altro orientamento, invece, si dovrebbe applicare analogicamente a questa ipotesi l’articolo 2385 cod. civ., con conseguente prorogatio del sindaco dimissionario.

La nomina dei sindaci, con l’indicazione per ciascuno di essi del cognome e del nome, del luogo e della data di nascita e del domicilio, e la cessazione dall’ufficio devono essere iscritte, a cura degli amministratori, nel registro delle imprese nel termine di trenta giorni.

Al momento della nomina dei sindaci e prima dell’accettazione dell’incarico, sono resi noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e di controllo da essi ricoperti presso altre società.

Anche per il collegio sindacale, così come per il consiglio di amministrazione, la legge contiene una regola finalizzata ad assicurare la continuità dell’organo: in luogo di quello della cooptazione è scelto quello della supplenza.

In caso di morte, di rinunzia o di decadenza di un sindaco subentrano, infatti, i supplenti in ordine di età.

I nuovi sindaci restano in carica fino alla prossima assemblea, la quale deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti necessari per l’integrazione del collegio. I nuovi nominati scadono insieme con quelli in carica.

In caso di sostituzione del presidente, la presidenza è assunta fino alla successiva assemblea dal sindaco più anziano.

Se con i sindaci supplenti non si completa il collegio sindacale, deve essere convocata l’assemblea perché provveda all’integrazione del collegio medesimo.

La retribuzione annuale dei sindaci, se non è stabilita nello statuto, deve essere determinata dalla assemblea all’atto della nomina per l’intero periodo di durata del loro ufficio.

FUNZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE

In passato il controllo del Collegio Sindacale era incentrato sulla verifica della regolare tenuta della contabilità, inteso come sistema di controllo della regolarità gestionale.

Oggi tale controllo è, invece, inteso come verifica dell’efficienza organizzativa complessiva della società, all’adeguatezza della sua organizzazione aziendale e delle sue procedure gestionali.

Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei princìpi di corretta amministrazione e in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento.

Il Collegio esercita, inoltre, il controllo contabile nel caso previsto dall’articolo 2409-bis, terzo comma.

I sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo.

Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Può altresì scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo e all’andamento generale dell’attività sociale.

Gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro previsto dall’articolo 2421, primo comma, n. 5).

Nell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci sotto la propria responsabilità e a proprie spese possono avvalersi di propri dipendenti e ausiliari che non si trovino in una delle condizioni previste dall’articolo 2399.

L’organo amministrativo può rifiutare agli ausiliari e ai dipendenti dei sindaci l’accesso a informazioni riservate.

Il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni. La riunione può svolgersi, se lo statuto lo consente indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione.

Il sindaco che, senza giustificato motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni del collegio decade dall’ufficio.

Delle riunioni del collegio deve redigersi verbale, che viene trascritto nel libro previsto dall’articolo 2421, primo comma, n. 5), e sottoscritto dagli intervenuti.

Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso.

I sindaci devono assistere alle adunanze del consiglio di amministrazione, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo.

I sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze consecutive del consiglio d’amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall’ufficio .

In caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, il collegio sindacale deve convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge.

Il collegio sindacale può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere.

I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.

Essi sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica (art 2407 c.c.).

All’azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni degli articoli 2393, 2393-bis, 2394, 2394-bis e 2395.

Per la piena comprensione delle funzioni dei sindaci è bene tenere presente che l’attività dei medesimi appare articolata in tre fasi.

Si tratta delle fasi:

1) Istruttoria (individuale o collegiale);

2) Valutativa: sempre collegiale, con possibilità residuali di reazione da parte del sindaco dissenziente;

3) Reattiva: (esposti, azioni giudiziarie, denunce al Tribunale, denuncia alle Autorità di Vigilanza ove prevista, convocazioni di assemblea…).

I poteri e le facoltà individuali, attribuiti disgiuntamente a ciascun sindaco, sono i seguenti:

a) atti d’ispezione e controllo (nelle non quotate la richiesta d’informazioni agli amministratori è necessariamente collegiale) esteso su ogni aspetto dell’attività aziendale, salvo il limite dei segreti industriali e commerciali;

b) esercizio d’ispezioni per il tramite di dipendenti e ausiliari che si trovino nelle condizioni d’indipendenza di cui all’art. 2399;

c) dovere di assistenza alle riunioni degli altri organi (art. 2405);

d) facoltà di assistere alle assemblee degli obbligazionisti ( art. 2415 c.5);

e) potere-dovere di intervenire, formulando rilievi ( denunzie, proposte), in caso di accertamento d’irregolarità;

f) nelle sole società quotate, potere-dovere di denunziare penalmente eventuali gravi irregolarità accertate, anche quando il collegio abbia deliberato di non presentare denunzia;

I poteri individuali possono essere esercitati anche collegialmente.

I poteri e le facoltà collegiali, attribuiti al Collegio nel suo complesso, sono i seguenti:

a) facoltà di richiedere informazioni all’organo amministrativo, su qualsiasi argomento relativo all’organizzazione o alla gestione sociale, anche delle controllate (“andamento della gestione o singoli affari”); nelle società quotate, questo potere è attribuito anche al singolo componente del collegio ( art. 151, c. 1 .T.U.F.); l’eventuale violazione, da parte degli amministratori, del dovere di fornire le informazioni richieste, è sanzionata penalmente dall’art. 2625 c.c. (reato di ” impedito controllo”);

b) potere-dovere di collaborazione con gli organi di controllo delle società controllate

c) potere- dovere di scambiare informazioni con l’organo di revisione contabile ( art. 2409-septies)

d) potere-dovere di convocazione dell’assemblea in caso di inerzia degli amministratori o in presenza di fatti censurabili di rilevante gravità ( art. 2406);

e) potere-dovere di convocazione dell’assemblea a seguito della scoperta di fatti gravi ( art. 2406 c.2);

f) potere-dovere di indagine e proposta in caso di denunzia di minoranze qualificate ( art- 2408);

g) redazione della relazione al bilancio di esercizio annuale;

h) espressione di parere sulle remunerazioni degli amministratori che rivestono cariche particolari ( art. 2389 c.3)

i) potere di approvare la deliberazione di cooptazione degli amministratori ex art. 2386 c. 1;

j) potere-dovere di impugnare le deliberazioni assembleari illegittime ( art. 2377c.2)

k) potere-dovere di impugnare le deliberazioni illegittime dell’organo amministrativo ( art. 2388 c.4).

l) potere-dovere di esercitare l’azione sociale di responsabilità contro gli amministratori a seguito di deliberazione presa a maggioranza qualificata di due terzi dei componenti il collegio ( art. 2393 c.3)

m) potere-dovere di fare ricorso al Tribunale per l’attivazione del controllo giudiziario in presenza di gravi irregolarità degli amministratori ( art. 2409 c.7)

Nelle sole società quotate, il collegio sindacale ha poi il dovere di comunicare tempestivamente alla CONSOB le irregolarità riscontrate nell’esercizio dei suoi compiti di vigilanza ( art. 149 c.3 T.U.F.).

Nelle s.p.a. bancarie, il collegio ha anche il dovere di informare la Banca d’Italia di tutte le irregolarità rilevate se costituiscono violazioni della normativa bancaria ( art. 52 c.1 Testo Unico Bancario).

Nelle società quotate il Collegio ha anche il compito di esprimere un parere sulla nomina del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili ( art. 154-bis c. 1. T.U.F.).

Nelle sole società non quotate, il collegio sindacale ha poi conservato – in aggiunta alla tradizionale funzione dell’espressione del parere obbligatorio in materia di bilancio – una serie di compiti specifici in campo contabile (es.: attestazioni relative all’emissione di obbligazioni ex articolo 2412, espressione del consenso sulla valutazione di bilancio di avviamento e costi pluriennali ex articolo 2426, espressione del parere sul valore di liquidazione della partecipazione del socio receduto ex articolo 2437 ter, espressione del parere sul prezzo di emissione di azioni con esclusione o limitazione del diritto di opzione in sede di aumento di capitale ex art. 2441, c.6.).

Ogni socio può denunziare i fatti che ritiene censurabili al collegio sindacale, il quale deve tener conto della denunzia nella relazione all’assemblea.

Se la denunzia è fatta da tanti soci che rappresentino un ventesimo del capitale sociale o un cinquantesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il collegio sindacale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea; deve altresì, nelle ipotesi previste dal secondo comma dell’articolo 2406, convocare l’assemblea. Lo statuto può prevedere per la denunzia percentuali minori di partecipazione.

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